🤖 Antes de construir tu agente
Todo lo que necesitamos saber de tu negocio
Para construir un agente que atienda tu WhatsApp, segmente a tus clientes y le entregue a tus asesores solo lo que vale la pena.
Llénalo con calma: cada respuesta vaga se convierte después en un bot que improvisa.
Esto no es papeleo — es literalmente el material con el que se programa el agente.
A
Tu negocio
La llena el dueño o quien conozca la operación comercial. No requiere nada técnico. Son los pasos 2 al 7.
B
Revisión técnica de Kommo
Esta parte la llenamos nosotros con acceso a tu cuenta. Va incluida para que sepas qué vamos a revisar y qué accesos necesitamos de tu lado. Es el paso 8.
C
Alcance del agente
Qué tan lejos quieres llegar. Se puede empezar por el nivel 1 y subir después. Es el paso 9.
Cómo funciona este formulario
Tus respuestas se guardan solas en este navegador a medida que escribes. Puedes cerrar
la página y volver cuando quieras entrando con el mismo nombre. Al terminar, se genera un
documento en PDF y nos llega una copia por correo automáticamente.
Parte A · Tu negocio
Qué vendes y a qué precio
El agente nunca debe inventar un producto ni un precio. Necesitamos la fuente exacta.
02
Qué vendes
Tus líneas de producto y de dónde sale el precio que va a decir el bot.
Categorías de producto obligatorio
Lista tus líneas como las nombras internamente. Ej: plásticas, kraft, premium, seguridad, vinilo .
¿Tus clientes usan códigos o números para pedir?
Muchos negocios tienen un menú tipo "1 = plásticas, 2 = kraft". Si existe, escríbelo completo: el bot lo va a recibir así.
Por qué preguntamos esto
En un proyecto anterior el documento de preguntas frecuentes decía un tiempo de entrega
y el equipo manejaba otro. El bot le dio a los clientes el dato viejo durante días.
Un agente es tan bueno como la fuente que lee.
03
Reglas de precio
Lo que un asesor tuyo sabe de memoria y nunca está escrito en ningún lado.
Cantidad mínima de pedido obligatorio
Si varía por línea de producto, detállalo por línea.
¿Cómo baja el precio por volumen? obligatorio
¿Desde qué cantidad se nota? El bot debe poder sugerir subir el pedido sin inventar descuentos.
Costos adicionales que se cobran aparte
Diseño, personalización, empaque especial, envío, impuestos. Con su valor exacto.
¿El bot puede dar descuentos? obligatorio
Nuestra recomendación es que NO, y que derive al asesor. Si quieres que sí, define el límite exacto.
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Parte A · Tu negocio
Pagos, entregas y envíos
Datos sensibles: el agente los repite literal. Un dígito mal escrito es plata perdida.
04
Pagos
Formas de pago que aceptas obligatorio
Transferencia, links, tarjeta, efectivo, PayPal. Y muy importante: cuáles NO aceptas .
Datos bancarios exactos obligatorio
Número de cuenta, tipo, banco, titular, NIT, llaves. Cópialos y pégalos, no los escribas de memoria.
¿Se pide anticipo? ¿De cuánto? obligatorio
Y cuándo se paga el saldo: contra foto, contra entrega, antes de despachar.
Regla que aplicamos siempre
El bot nunca confirma que recibiste un pago. Cuando el cliente manda un comprobante,
el bot se calla y avisa a un humano. En una prueba real un bot dijo "ya quedó registrado
tu abono de $220.000" sin que nadie hubiera verificado nada. Eso no vuelve a pasar.
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Entregas y envíos
Tiempo de entrega real obligatorio
El que cumples, no el que quisieras. Aclara si cuentas días hábiles y si el sábado cuenta.
Costos y transportadoras de envío
Direcciones físicas y horarios de atención
Si tienes varias sedes, di cuándo mandar al cliente a cada una.
Horario en que el bot debe atender obligatorio
¿Responde 24/7 o solo en horario laboral? ¿Qué dice fuera de horario?
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Parte A · Tu negocio
Segmentación y límites
El corazón del agente. Aquí defines a quién vale la pena pasarle a un asesor y qué no debe hacer nunca.
06
Segmentación y calificación
¿Qué hace que un cliente sea "serio" para ti? obligatorio
Cantidad, urgencia, que ya tenga el diseño, que pregunte por pago. Piensa en tus últimas 5 ventas: ¿qué tenían en común?
¿Qué preguntas hace tu mejor asesor para calificar? obligatorio
Escríbelas tal cual las dice. El bot las va a usar, una a la vez, sin sonar a interrogatorio.
Señales de que alguien NO va a comprar
Para que el bot no gaste tiempo ni tokens. Ej: pide algo que no vendes, busca reventa, pregunta por otro país.
¿En qué momento exacto debe entrar un humano? obligatorio
Sé concreto. Nuestro punto de partida: cuando confirma compra, manda comprobante, se molesta, pide una persona, o el bot lleva 5-6 mensajes sin concretar.
07
Límites del bot
Tan importante como lo que sí hace. Un bot que promete lo que no puede cumplir hace más daño que uno que no existe.
Cosas que el bot NUNCA debe hacer ni prometer obligatorio
Ej: aprobar diseños, cambiar un pedido, confirmar pagos, dar fechas exactas, cotizar fuera de catálogo.
Temas delicados de tu negocio
Reclamos frecuentes, comparaciones con competencia, preguntas incómodas. ¿Cómo quieres que responda?
Cómo lo resolvemos
Cuando el cliente pide algo fuera de alcance, el bot no dice "no puedo" —
eso deja mal a tu marca. Dice que un asesor lo atiende enseguida y se detiene.
El cliente nunca se entera de los límites del sistema.
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Parte A · Tu negocio
Cómo habla y qué material tiene
La voz de tu marca y las conversaciones reales de las que el agente va a aprender.
08
Tono de tu marca
¿Cómo hablan tus asesores? obligatorio
¿Tutean o tratan de usted? ¿Usan "amor", "mi vida", "señora"? ¿Emojis? Copia 3 frases reales.
Palabras o frases PROHIBIDAS
Lo que suena a robot o no va con tu marca. Nosotros ya bloqueamos "¡Qué genial!" y "Excelente elección".
09
Conversaciones reales
La sección más valiosa de todo este documento. No la saltes.
Adjunta 4 o 5 conversaciones completas de ventas que SÍ cerraron obligatorio
Exportadas de WhatsApp o de Kommo, sin editar. Con audios transcritos si se puede. Anota aquí cuáles vas a enviar.
Y 1 o 2 conversaciones que se cayeron
Enseñan más que las exitosas: muestran dónde se pierde la venta.
Por qué insistimos
De cuatro conversaciones reales sacamos datos que el cliente no había mencionado en
ninguna reunión : el costo de vectorizar un logo, el mínimo para medidas especiales,
y que su tiempo de entrega documentado estaba mal. Ninguna reunión reemplaza esto.
📎
Los archivos de las conversaciones se envían aparte por WhatsApp o correo — este formulario no sube archivos. Aquí solo anota cuáles vas a mandar.
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Material visual
El agente puede enviar fotos y videos reales por WhatsApp. Necesita saber cuáles y cómo se llaman.
¿Tienes fotos y videos de tus productos? ¿Dónde? obligatorio
Drive, celular, Instagram, dentro de Kommo. Y cuántos aproximadamente.
¿Tus clientes te mandan imágenes? ¿De qué tipo?
Comprobantes, logos, diseños de referencia, fotos de producto. El agente las lee y clasifica, pero necesita saber qué esperar.
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Parte B · Revisión técnica de Kommo
Accesos y frenos del bot
Esta parte la llenamos nosotros con acceso a tu cuenta. Está aquí para que sepas qué vamos a revisar y qué accesos necesitamos de tu lado.
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Accesos necesarios
Verificación crítica que aprendimos a la mala
Hay que confirmar que la integración tenga concedido el scope de chats .
Sin él, el sistema no puede leer la conversación y por lo tanto no detecta cuándo
un asesor humano ya entró al chat . El bot sigue respondiendo encima de tu equipo
y nadie se da cuenta, porque el error queda silenciado. Se revisa antes de arrancar.
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Inventario de la cuenta
Todo esto lo levantamos por API. Ningún ID sirve de una cuenta a otra, así que se hace desde cero para cada cliente.
Embudos y etapas — en cuál entran los leads nuevos, en cuál debe dejarlos el bot cuando califica, y cuáles debe ignorar por completo.Campos personalizados — cuáles ya existen y se pueden reutilizar, y cuáles hay que crear. Reutilizar siempre que se pueda: menos campos, más fácil de mantener.Usuarios — quiénes reciben los leads calificados y en qué orden se reparten.Plantillas de chat y salesbots — se necesita un grupo de plantillas equivalentes para rotar entre ellas.Etiquetas — cuál usa el equipo hoy para frenar automatizaciones.
Por qué el grupo de plantillas
Meta marca como spam los números que envían siempre la misma plantilla. Por eso el
agente rota entre 6 plantillas equivalentes . Es una protección para el número
de WhatsApp del cliente, no un capricho técnico.
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Cómo se apaga el bot
Todo agente necesita un freno de mano que cualquiera del equipo pueda usar sin saber nada de tecnología.
¿Quién debe poder apagar el bot en un chat?
Recomendamos que cualquier asesor pueda, con un clic, desde la tarjeta del cliente.
Freno manual: una etiqueta o un campo de tipo interruptor en la tarjeta del lead.Freno automático: cuando un asesor escribe en el chat, el bot se calla solo.Freno por derivación: cuando el bot mismo decide pasar el cliente a un humano.Reactivación: definir quién y cómo vuelve a encender el bot en ese chat.
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Parte C · Alcance del agente
Hasta dónde quieres llegar
Se puede empezar por el nivel 1 y subir después: la arquitectura es la misma, lo que cambia es cuánta decisión se le entrega.
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Los tres niveles
Nivel Qué hace Qué necesita de ti
1 · Segmentador
Recibe, entiende qué busca el cliente, lo clasifica y actualiza el CRM. Pasa a un humano rápido.
Secciones 01 a 09. Sin catálogo digitalizado.
2 · Calificador
Lo anterior más: cotiza con precios reales, resuelve dudas frecuentes, manda fotos y videos, y solo entrega leads listos.
Todo lo del nivel 1 más el catálogo estructurado y el material visual.
3 · Vendedor
Lo anterior más: maneja objeciones, propone subir cantidad, insiste con criterio y acompaña hasta el pago.
Todo lo anterior más conversaciones reales abundantes y varias semanas de ajuste.
¿A qué nivel quieres llegar y en cuánto tiempo? obligatorio
Sobre el nivel 3, con honestidad
El agente vendedor es la meta, pero no se construye el primer día y no se construye solo
con prompts. Necesita volumen de conversaciones reales para saber qué objeciones
aparecen de verdad, medición de cuántos leads entraron y cerraron, y
tolerancia al ajuste las primeras semanas. Por eso recomendamos arrancar en nivel
1 o 2, dejarlo operando un mes, y con esas conversaciones construir el nivel 3.
Un vendedor apurado vende mal; un bot vendedor apurado espanta clientes a escala.
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Compromisos de tu lado
Nada de esto funciona si el negocio no pone su parte. Es corto, pero es en serio.
Una persona responsable que conozca la operación comercial y pueda responder dudas durante el montaje.Mantener la fuente de precios actualizada. Si el catálogo se desactualiza, el bot cotiza mal.Revisar las primeras conversaciones. Las primeras dos semanas hay que leer lo que respondió y decirnos qué ajustar.Avisar los cambios del negocio. Precio nuevo, sede nueva, producto que se agotó: el bot no se entera solo.
¿Algo más que debamos saber?
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